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【エクセルプルダウン講座④】選択肢を超簡単に表示させる方法

   

【エクセルプルダウン講座④】選択肢を超簡単に表示させる方法

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エクセルの表にデータを入力する場合、入力する値をプルダウンリスト(ドロップダウンリスト)から選んで入力することができます。リストを使うことで、ミスを減らし、入力の時間を短縮することができます。

今回はエクセルのプルダウン講座第④弾として選択肢を簡単に表示させる方法について解説して参ります。

今までのプルダウン講座に関しては、下記をご参考下さい。

>>【第1回】エクセルのプルダウンリストの作り方と自由に項目を追加する方法

>>【第2回】エクセルでプルダウンの設定を別シートにも簡単に反映させる方法

>>【第3回】エクセルでプルダウンリストを設定した後入力規則を設定する方法 

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1、既に入力済みのデータと同じデータを入力する方法

すでに入力してあるデータと同じデータを入力する場合は、ショートカットキーを使うと便利です。

セルB6にデータを入力するので、B6のセルをクリックします。

2016-06-15 8.09.10

B6にA101を入力する場合、Altキーを押しながら、方向キーの↓(下矢印)のキーを押します。

2016-06-15 8.09.17

A101を入力するので、一覧からA101をクリックします。

2016-06-15 8.09.26

B6にA101が入力されます。

2016-06-15 8.09.32

同じ列に入力されている「文字列」だけが一覧で表示され、数値は表示されません。複数入力されているデータでも、1つだけが表示されます。

2、あらかじめ設定したデータから選んで入力する方法

データの入力規則を使うことで、設定したデータから選んで入力することができます。有効なデータだけを入力できます。

設定したい範囲を選択した状態で、入力規則をクリックすると下のようなダイアログボックスが表示されます。

2016-06-15 8.09.39

設定タブの入力値の種類には「すべての値」が表示されていますが、右の▼をクリックすると一覧が表示されます。

入力値の種類はそれぞれ以下の通りです。

・すべての値:文字、数値、日付、記号など、すべての値を入力できます。
・整数:整数値だけを入力できます。
・小数点数:整数と小数点のついた数値が入力できます。
・リスト:すでに入力されている一覧から選んで入力できます。
・日付:日付だけを入力できます。期間を指定することもできます。
・時刻:時間だけを入力できます。開始時刻や終了時刻の指定ができます。
・文字列(長さ指定):文字数を指定することができます。
・ユーザー設定:数式を使って入力する値を制限することができます。

実際に入力規則を設定してみます。

設定したい範囲を選択します。

2016-06-15 8.09.46

データタブのデータツールグループから「入力規則」をクリックします。

2016-06-15 8.09.56

ダイアログボックスが表示されるので、入力値の種類の▼をクリックし、一覧から「リスト」を選択します。

2016-06-15 8.10.04

ダイアログボックスに「元の値」が表示されるので、ボックスをクリックしてカーソルを表示させます。

2016-06-15 8.10.12

表示させたいデータを直接入力し、OKをクリックします。

2016-06-15 8.10.19

選択した範囲に▼が表示され、クリックすると設定したデータが表示されます。

2016-06-15 8.10.31

一覧から選択したデータが入力されます。

3、あらかじめ作成したリストからデータを設定する方法

データが少ない場合は、直接入力して設定することができますが、選択する候補が多い場合は、リストを作成して入力規則を設定すると便利です。

今回は下の表から品番の入力規則を設定します。

設定したい範囲をドラッグして選択します。

2016-06-15 8.10.45

データタブのデータツールグループから「入力規則」をクリックします。

2016-06-15 8.10.52

ダイアログボックスが表示されるので、入力値の種類の▼をクリックし、一覧から「リスト」を選択します。

2016-06-15 8.11.00

ダイアログボックスに「元の値」が表示されるので、ボックスをクリックしてカーソルを表示させます。

2016-06-15 8.11.07

リストに表示したい範囲をドラッグして選択します。

2016-06-15 8.11.15

元の値には、=$H$4:$H$12と表示されるので、OKボタンをクリックすると、選択した範囲に▼が表示され、クリックすると設定したデータが表示されます。

なお、入力規則の設定でリストを選択した場合、「ドロップダウンリストから選択する」のチェックボックスにチェックが入った状態になっていないと、ドロップダウンリストが表示されません。チェックが入っていることを確認しましょう。

2016-06-15 8.11.28

入力規則は、データを制限するだけではなく、入力のヒントやエラーメッセージを表示させることも、日本語入力のオン・オフを設定することもできます。少しずつ慣れていきましょう。


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