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エクセルでプルダウンリストを設定した後入力規則を設定する方法

      2016/05/25

エクセルでプルダウンリストを設定した後入力規則を設定する方法

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エクセルの入力規則を使うと、リストの中から選択してデータを入力することができますが、範囲に名前を設定することで、複雑な設定をすることができます。

今回は前回に引き続き、所属する部を選んだら、それに対応する課だけがリストに表示される設定の方法を紹介します。

前回の記事はコチラ→エクセルでプルダウンの設定を別シートにも簡単に反映させる方法

作成するイメージは、下記の表です。

2016-05-21 14.28.20

手順として、最初にリストの範囲に名前を設定し、入力規則でA列の「所属」を設定します。次に関数と入力規則を組み合わせて、B列の「課」を設定します。「所属」に対する「課」は下記のとおりです。

2016-05-21 14.28.30

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①範囲に名前を設定する方法

入力規則を設定する前に、リストとして使用するそれぞれの範囲に名前を設定します。
今回は1行目の水色部分の3つのセルA1、B1、C1に「所属」という名前、A列A1からA5までに「製造部」、B列B1からB5までに「営業部」、C列C1からC5までに「管理部」という名前を設定します。
「所属」の名前を付ける範囲セルA1からC1まで(水色の部分)をドラッグして選択します。

2016-05-21 14.31.04

数式バーの左、「A1」と表示されている「名前ボックス」をクリックし、直接「所属」と入力します。

2016-05-21 14.31.10

Enterキーを1度押すと文字が確定し、もう1度押すと範囲の名前が確定します。

2016-05-21 14.31.17

1つ1つのセルはクリックしてもA1、B1、C1と表示されますが、名前を設定した範囲を選択するとその範囲につけた名前「所属」が表示されます。
次に、A列、B列、C列にそれぞれ名前を付けますが、名前ボックスに入力する方法では、同じ操作を何度も繰り返すことになるので、1度の操作でできるように、数式タブの「定義された名前」グループを使って名前を設定します。
名前を設定したい範囲、セルA1からセルC5までをドラッグして選択します。

2016-05-21 14.31.23

数式タブの定義された名前グループの中から、「選択範囲から作成」をクリックします。

2016-05-21 14.31.31

ダイアログボックスが表示されるので、上端行にチェックが入っていることを確認し、他のボックスのチェックを全て外して「OK」をクリックします。

2016-05-21 14.31.37

この設定で、それぞれの列の1番上のセルが名前として設定されます。「所属部署」の表は1行目に「製造部」、「営業部」、「管理部」の文字列が入力されているので、A列は「製造部」、B列は「営業部」、C列は「管理部」の名前が設定されたことになります。
確認するには、数式タブの定義された名前グループの中から、「名前の管理」をクリックするとダイアログボックスが表示されます。

2016-05-21 14.31.43

今回は「複雑なリスト」という名前のシートに所属の表を作成したので、「=複雑なリスト!」から始まる範囲が設定されています。範囲を間違えて設定してしまった時も、ここで編集し直すことができます。

②入力規則の設定をする方法

範囲に名前が設定されたので、入力規則を設定します。
A列に「所属」のリストを設定します。
設定する範囲セルA2からセルA10までをドラッグして選択します。

2016-05-21 14.31.50

データタブのデータツールグループの「入力規則」をクリックします。

2016-05-21 14.31.55

ダイアログボックスが表示されるので、入力値の種類から「リスト」を選択します。

2016-05-21 14.32.02

「元の値」をクリックしてカーソルが点滅している状態で、F3キーを押すとダイアログボックスが表示されるので、一覧から「所属」を選択し「OK」をクリックします。

2016-05-21 14.32.09

A列に入力規則の「リスト」が設定されます。

2016-05-21 14.32.14

B列に「所属」に対応するリストを設定します。
設定する範囲セルB2からセルB10までをドラッグして選択します。

2016-05-21 14.32.20

データタブのデータツールグループの「入力規則」をクリックします。ダイアログボックスが表示されるので、入力値の種類から「リスト」を選択します。

2016-05-21 14.32.26

「元の値」をクリックしてボックスに直接INDIRECT関数を入力します。キーボードから直接半角英数で「=INDIRECT(A2)」と入力します。INDIRECTは、大文字でも小文字でもかまいません。
「A2」をクリックで入力しようとすると自動的に「絶対参照」が設定されてしまいます。F4キーを3回押すと、順に「$A$2」、「A$2」、「$A2」、「A2」と$マークの付き方が変わりますから、$マークがない状態になったところで「 )」を入力して「OK」をクリックします。

2016-05-21 14.32.34

セルA2が空白の状態のため、ダイアログボックスでメッセージが表示されます。

2016-05-21 14.32.40

「はい」をクリックすると、A列で選択した「部」に対応する「課」だけがリストとして表示されるようになりました。

エクセルでプルダウンリストを設定した後入力規則を設定する方法

A列が未入力だと、B列も選択することができません。これは、入力規則のINDIRECT関数でA2を参照しているためです。
また、「営業部」も「管理部」も、リストの中に空白のセルが表示されますが、リストにないデータを入力することはできません。エラーメッセージが表示され、操作は停止されてしまいます。

2016-05-21 14.32.52

上記は、営業部は営業2課までしかないのに、営業3課を入力しようとした例です。この場合は、「キャンセル」をクリックして、リストの中から選択しましょう。
入力規則や条件付き書式などの便利な機能を使いこなそうとすると、関数を直接入力する機会も増えてきます。関数の種類やスペルを覚えておくことで、作業がスムーズに進むようになりますので、全角や半角の切り替えなども含めて、普段から練習しておくのもいいかもしれません。

今回のプルダウンリストの作成の他にもエクセルノウハウは多数用意しているので、ご参考にして仕事の生産性を高めていきましょう。

>>エクセル初心者脱出講座


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