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エクセルでプルダウンの設定を別シートにも簡単に反映させる方法

      2016/05/20

2016-05-17 12.15.53

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エクセルに入力する際に、入力する文字列や値を統一したい場合は、ドロップダウンリスト(プルダウンリスト)を使用することができます。

エクセル2007からは、別のシートのリストを同一のシートのリストと同様に、ドラッグして選択するだけで利用することができるようになりました。

今回は、別のシートに作成したリストを参照する方法と、少し複雑なリストから部を選んだら、その部に対応する課を表示して選択できる方法を説明します。

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①別のシートにあるリストをドロップダウンリストに利用する方法

エクセルの機能「入力規則」を使用して、別のシートに作ったリストから選択する設定をします。
下の図の、A列に所属の部名をドロップダウンリストから選択して入力します。

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A列に入力規則を設定するので、セルA2からセルA10までをドラッグして範囲選択します。

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データタブのデータツールグループの中にある「データの入力規則」をクリックします。

2016-05-17 12.15.25

ダイアログボックスが表示されるので、入力値の種類で「リスト」を選択します。

2016-05-17 12.15.32

「元の値」のボックスが表示されるので、ボックスの中をクリックします。
今回はSheet2にあらかじめ「製造部」、「営業部」、「管理部」と入力してあるので、Sheet2に切り替え、セルA1からセルA3までをドラッグして選択します。

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範囲選択が終わると、ダイアログボックスに戻り、「元の値」に=Sheet2!$A$1:$A$3と表示されます。

2016-05-17 12.15.44

「空白を無視する」と「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っていることを確認して、「OK」をクリックすると、リストにある3つの部署を選択できるようになります。

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②範囲に名前を付けて、リストにないデータを入力する方法

ダイアログボックスの「元の値」で、別シートに切り替えドラッグして範囲選択をしましたが、リスト(範囲)に名前を付けるとリストにないデータを入力することができるようになります。
範囲に名前を付けると、入力規則や関数でもシートの切り替えが不要になり、操作が楽になります。
名前を設定したい範囲をドラッグして選択します。

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A1と表示されている「名前ボックス」をクリックすると、直接入力できる状態になるので、「所属」と入力します。

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Enterキーを押すと文字が確定され、もう1度Enterキーを押すと、範囲の名前が確定されます。これは簡略化した操作方法ですが、単純な範囲の場合は、これだけでも大丈夫です。
名前を付けた範囲の1つを削除して空白にしてみます。今回はセルA3の「管理部」を削除しました。
入力規則の設定は、通常通りに進めます。

Sheet1のセルA2からセルA10までを選択して、入力規則をクリックし、リストを選択します。
「元の値」のボックスをクリックし、F3キーを押すと、ダイアログボックスが表示され、範囲につけた名前の一覧が表示されるので、「所属」をクリックして「OK」をクリックします。

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ダイアログボックスの「元の値」には、「=所属」と表示されます。

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「空白を無視する」と「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っていることを確認して、「OK」をクリックすると、セルA3が1つ空白になっているので、リストにないデータを入力できるようになります。(今回は、「企画部」と入力しました。)

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なお、範囲に名前を付けていても、「空白を無視する」にチェックが入っていないと、エラーとなり入力できません。

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また、エクセル2010で設定した入力規則も、エクセル2007以前のバージョンで編集すると、無効になってしまう場合がありますので、バージョンには注意しましょう。

少し長くなってしまったので、
その②に続きます。

続き:エクセルでプルダウンの設定を別シートにも反映させる②


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