エクセル関数で足し算の合計をてっとり早く出すオートSUMの方法
2016/05/09
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エクセルを使っていて、最初に覚える関数は、おそらく合計を求めるSUM関数でしょう。名前は知らなくても、オートサムボタンの中で合計をクリックするだけで合計を計算してくれます。このSUM関数だけでも便利ですが、オートサムボタンを使うことで、さらに便利を実感することができます。
①SUM関数の基本操作について
SUM関数は、合計を表示したいセルをクリックして、オートサムボタンをクリックすると、自動的に合計を求めることができます。これが一般的に使われている、合計を求める操作です。
下の画像では青いセルD6に合計を求めたいので、セルD6をクリックしています
この状態でリボンのホームタブに表示されている「オートサム」ボタンをクリックします。
自動的に上に並んでいる数値が、範囲として選択され、D6のセルには＝SUM(D3：D5)と表示されます。
もう一度オートサムボタンをクリックするか、Enterキーを押すことで合計値が表示されます。
オートサムボタンを使った計算は、答えを出したいセルを選択していると、そのセルの左方向または上方向に入力されている数値を計算しようとします。この表の場合は左方向には数値が入力されていませんから、自動的に上方向に入力されている数値を全て合計しています。
これは計算する場所が1つしかない場合はとても便利な機能ですが、下の画像のように目標値など、範囲には含めたくないセルまで計算されてしまうことも出てきます。
②範囲選択とオートサムボタンとの組合せ
計算に含めたくないセルが隣接している場合、クリックではなく、最初に範囲選択をしてからオートサムボタンをクリックすると、選択した部分のみ計算してくれます。
まず範囲選択の時に、計算のもとになる数値から、合計を出したいセルまで範囲選択します。
オートサムボタンをクリックすると、選択した部分のみ合計してくれます。
もし自動で選択される範囲が違っていても、正しい範囲をドラッグして修正すれば済みます。
答えを出したいセルが隣接している場合で、ここは範囲から外したいというセルがあるときには、選択してからオートサムボタンをクリックすることで、自動選択の間違いを回避することができます。
③複数の小計を求めたい場合の操作
複数の月などの小計を求めたい場合のオートサムボタンの便利な操作は、2種類あります。
下の画像の水色の部分にそれぞれの月の合計を求めます。
1つ目の方法は、キーボードのCtrlキーを押しながら、先ほどの範囲選択をしていき、オートサムボタンをクリックする方法です。
4月の合計する範囲と合計を出したいセルまでをドラッグします。
Ctrlキーを押しながら、5月の範囲を選択し、同様に6月の範囲を選択します。
オートサムボタンをクリックすると、それぞれの合計を一度に求めることができます。
2つ目の方法は、同じくCtrlキーを使いますが、範囲選択ではなく、クリックで答えを出したい部分だけを選択します。
4月の合計を出したいセルをクリックします。
Ctrlキーを押しながら、5月の合計のセルをクリックし、同様に6月の合計のセルをクリックします。
その後オートサムボタンをクリックすると、それぞれの合計を一度で求めることができます。
どちらの場合も注意したいことは、Ctrlキーを押したままドラッグまたはクリックする場所を間違えてしまうと、最初から範囲選択のやり直しをしないと、正しい答えは出てこないということです。
無造作に範囲選択をしてしまうと、範囲が重複したりしますので、範囲選択は慎重に確認しながら操作しましょう。
④複数の小計と総合計を求めたい場合の操作
小計と総合計を求めたい場合の操作は、複数の小計を出したい場合と同様に、Ctrlキーを押したままドラッグをする方法と、クリックをする方法があります。下の画像の、水色の部分に小計を、オレンジの部分に総合計を求めます。
４月の小計を求めるので、４月の売上金額と小計のセルまでをドラッグし、Ctrlキーを押しながら5月、6月の売上金額と小計までをそれぞれドラッグして選択します。
Ctrlキーを押したまま、オレンジの四半期合計のセルをクリックした後、オートサムボタンをクリックすると、小計と総合計を一度に求めることができます。
次にCtrlキーとクリックの組合せです。
4月の小計を求めるセルをクリックし、Ctrlキーを押しながら、5月の小計のセル、6月の小計のセル、四半期合計のセルをクリックします。
ここで気を付けたいのは、6月の小計のセルと四半期合計のセルは、ドラッグではなくどちらもクリックするということです。それぞれのセルに合計を求めるのですから、6月の小計と四半期合計をドラッグすると、四半期合計が正しく計算されないということになります。
オートサムボタンをクリックすると、一度に小計と四半期合計を求めることができます。
ドラッグの場合は、平均、数値の個数、最大値、最小値のすべてに共通していますが、総合計だけは答えが違ってしまいます。総合計だけは別に操作をします。
クリックの場合は、合計を求める場合のみ有効で、他の関数には使用できませんが、合計だけでも十分時間の短縮が期待できます。
オートサムボタンの、便利な機能をぜひ活用してみてください。
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