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エクセルのプルダウンリストの作り方と自由に項目を追加する方法

      2016/05/17

エクセルのプルダウンリストの作り方と自由に項目を追加する方法

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エクセルで入力をしていると、何度も同じ文字列が出てくることがあります。また、業務で複数の人が入力をする場合、それぞれが勝手に入力してしまうと、統一性がなく作業に時間がかかってしまうことにもなります。
今回は、ドロップダウンリストを使って入力する方法と、ドロップダウンリストの作り方、編集の仕方を紹介します。

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①オートコンプリートを使った入力

エクセルの入力では、オートコンプリートという機能があります。初期設定で使用できるようになっていますので、同じ列で一度入力した文字列は、最初の一文字で候補が表示されます。
B列に性別を入力する場合は、最初は通常通りに入力しますが、2行目からは、「お」と入力すると「男」という文字が候補として表示されます。

2016-05-16 12.46.49
Enterキーを押すと、「男」の文字が確定します。
3行目に「女」を入力しますが、「お」を入力した時点で「男」が表示されてもそのまま2文字目の「ん」を入力すると、通常の文字入力に戻ります。

2016-05-16 12.46.58

4行目に「お」と入力しますが、「お」で始まる候補が2つあるため、反応がありません。「男」か「女」か区別できる2文字目「と」を入力することで、「男」が表示されるのでEnterキーで確定します。

②ドロップダウンリストを使って入力する

エクセルで一番簡単なドロップダウンリストの利用法は、入力済みのデータを利用する方法です。この方法は、縦方向(列方向)に参照します。A列には所属の部署を入力することになっている場合などに使用します。下図のセルA5に「営業部」と入力します。

2016-05-16 12.47.04

セルA5の上で右クリックします。一覧が表示されるので、「ドロップダウンリストから選択」をクリックします。

2016-05-16 12.47.11

上の行(図の場合はセルA2からセルA4まで)に入力されている文字列が、ドロップダウンリストとして表示されます。

2016-05-16 12.47.17

表示された一覧から「営業部」をクリックします。

2016-05-16 12.47.23

③選択肢が少ない場合のドロップダウンリストの作り方

最初から選択肢を指定したい場合、「入力規則」で直接入力することで、ドロップダウンリストの一覧を登録することができます。下の図のセルA2からセルA10に「入力規則」を設定します。

2016-05-16 12.47.30

設定するセル範囲A2:A10をドラッグして、範囲選択します。

2016-05-16 12.47.38

データタブの、データツールグループから、「データの入力規則」をクリックします。

2016-05-16 12.47.43

ダイアログボックスが表示されるので、入力値の種類の一覧から「リスト」をクリックします。

2016-05-16 12.47.51

入力値の種類の右に「空白を無視する」と「ドロップダウンリストから選択する」が表示されるので、どちらもチェックされていることを確認します。

元の値に、登録したい部署名を、半角の「,(カンマ)」で区切って入力します。

(この場合、「、(点)」で入力してしまうと、リストとして認識されません。)

2016-05-16 12.48.26

「OK」をクリックすると、ドロップダウンリストが使用できるようになります。

2016-05-16 12.48.31

④あらかじめ作成したリストを参照してドロップダウンリストを作成する場合

登録する項目が多い時などは、あらかじめリストを作成して参照する方法で設定することもできます。

今回はE列に作ってあるリストを参照します。

2016-05-16 12.48.31

設定するセル範囲A2:A10をドラッグし範囲選択した状態で、データタブのデータツールグループから、「データの入力規則」をクリックします。

2016-05-16 12.48.38

ダイアログボックスが表示されるので、入力値の種類の一覧から「リスト」をクリックします。

エクセルのプルダウンリストの作り方と自由に項目を追加する方法

入力値の種類の右に「空白を無視する」と「ドロップダウンリストから選択する」が表示されるので、どちらもチェックされていることを確認します。

元の値のボックスをクリックして、カーソルが点滅していることを確認して、E列のリストをドラッグして選択すると、元の値のボックスに「=$E$1:$E$3」と表示されます。

2016-05-16 12.48.44

「OK」をクリックすると、ドロップダウンリストが設定されます。

⑤リストにデータを追加する場合

参照するリストに、データを追加する場合は、どこに入力するかによって再度範囲の設定が必要になります。

参照するリストの下に入力しただけでは、ドロップダウンリストの一覧には表示されません。

2016-05-16 12.48.58

参照する範囲を再度設定し直す必要があります。「入力規則」を設定しているセル範囲A2:A10をドラッグし範囲選択した状態で、データタブのデータツールグループから、「データの入力規則」をクリックします。

2016-05-16 12.48.38

ダイアログボックスの元の値のボックスに「=$E$1:$E$3」と表示されているので、削除してドラッグし直します。

元の値の右のボタンをクリックすると、データを削除しなくても直接ドラッグし直すことができます。

2016-05-16 12.48.44

ボタンをクリックすると、ダイアログボックスが最小化されるので、ドラッグして追加したデータを範囲に含めます。再度右のボタンをクリックすると、元のダイアログボックスに戻るので、「OK」をクリックします。

2016-05-16 12.48.51

追加したデータが一覧に表示されます。

2016-05-16 12.48.58

リストの並ぶ順番が変わっても良い場合は、表の内部にセルを追加して新しいデータを入力することで、自動的に範囲を修正してくれます。

選択するリストが多すぎると、探す時間がかかってしまうことになりますから、ドロップダウンリストの一覧にリストが多すぎる場合は、別の方法も考えてみましょう。


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